Comment utiliser cette checklist
Cochez chaque point au fur et à mesure de votre préparation. Votre score s'affiche en haut de page. Les badges 📄 Document indiquent les preuves écrites à fournir. Les badges 🔢 Indicateur chiffré des données quantitatives. ✦ Forge signale les points que Forge génère automatiquement pour vous.
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Critère 1
Les conditions d'information du public
Ce que l'auditeur vérifie
Vos offres de formation sont-elles accessibles et compréhensibles par tout public ? Objectifs, durées, prérequis, modalités, prix, accessibilité handicap — tout doit être visible avant l'inscription.
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Les objectifs de chaque formation sont publiés et mesurablesFormulation en termes de compétences acquises, pas de contenu enseigné. Ex : "À l'issue de cette formation, le stagiaire sera capable de…"📄 Document ✦ Forge — Fiche formation catalogue
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Les durées (heures) sont indiquées par formationDurée totale + répartition présentiel/distanciel/asynchrone si applicable.📄 Document ✦ Forge — Fiche formation + catalogue
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Les prérequis d'entrée sont explicitésNiveau de départ attendu, compétences nécessaires, équipements requis (pour le distanciel).📄 Document
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Les modalités pédagogiques sont décritesPrésentiel / distanciel / mixte, groupe / individuel, synchrone / asynchrone.📄 Document ✦ Forge — Modalité sur la fiche session
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Les tarifs sont accessibles avant inscriptionPrix intra/inter, par jour ou par heure, sur catalogue public ou sur devis explicite.📄 Document ✦ Forge — Catalogue + devis automatique
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L'accessibilité aux personnes handicapées est mentionnéeRéférent handicap nommé, démarche d'adaptation possible, coordonnées de contact.📄 Document
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Critère 2
Identification et analyse des besoins
L'enjeu de ce critère
L'auditeur cherche la preuve que vous ne vendez pas une formation sans vous assurer qu'elle correspond au besoin réel. Le recueil de besoins doit être tracé — pas seulement réalisé.
Point de vigilance fréquent
Beaucoup d'OF font le recueil verbalement, sans trace écrite. En audit, "on le fait toujours" ne suffit pas — l'auditeur demande un exemple de document rempli.
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Un outil de recueil des besoins est formaliséQuestionnaire, grille d'entretien ou formulaire — l'outil existe et est utilisé avant toute inscription.📄 Document ✦ Forge — Module Recueil des besoins LMS
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Les recueils sont conservés et traçables par apprenantVous pouvez retrouver pour chaque apprenant le recueil de besoins correspondant à sa formation.🔢 Indicateur ✦ Forge — Historique par apprenant
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Le programme est adapté si le besoin identifié le justifiePreuve d'au moins un cas d'adaptation de contenu suite à un recueil (ajout module, changement niveau, etc.).📄 Document
Forge génère automatiquement
vos preuves Qualiopi.
Recueil des besoins en ligne, émargements horodatés, questionnaires de satisfaction automatiques, BPF en 1 clic — chaque action dans Forge produit la preuve documentaire qu'un auditeur vous demandera.
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Critère 3
Adaptation aux publics bénéficiaires
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Les ressources pédagogiques sont adaptées aux modalitésDistanciel : supports numériques, accès plateforme. Présentiel : supports physiques ou projetés.📄 Document
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Les formateurs ont les compétences correspondant aux formations animéesCV à jour, certifications, expériences terrain — un dossier formateur tenu et consultable.📄 Document ✦ Forge — Profil formateur avec spécialités
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Les locaux et équipements sont adaptés aux formationsPour les sessions en présentiel : superficie, accessibilité, matériel disponible. Pour le distanciel : exigences techniques communiquées.📄 Document ✦ Forge — Gestion des salles
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Une procédure d'accueil du stagiaire est formaliséeConvocation envoyée, accès aux informations pratiques communiqué, plan d'accès disponible.⚙ Procédure ✦ Forge — Convocations automatiques
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Critère 4
Modalités de suivi et d'évaluation
Le critère le plus souvent insuffisant
C'est ici que la plupart des OF ont le plus à améliorer. L'auditeur veut voir que vous mesurez vraiment les acquis — pas juste un questionnaire de satisfaction générique.
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Une évaluation des acquis est réalisée pendant ou à la fin de chaque formationQuiz, mise en situation, exercice pratique, QCM — pas uniquement un questionnaire de satisfaction.🔢 Indicateur ✦ Forge — Questionnaires LMS
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Les feuilles d'émargement sont signées et conservéesSignature à chaque demi-journée, par apprenant ET formateur. Conservation 5 ans.📄 Document ✦ Forge — Émargements numériques horodatés
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Un questionnaire de satisfaction est soumis à chaque stagiaireÀ chaud (fin de formation) et à froid (J+30 ou J+90). Les deux sont requis.🔢 Indicateur ✦ Forge — Envoi automatique J+1 et J+30
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Les attestations de formation sont remises aux stagiairesAttestation individuelle avec nom, formation, dates, durée, résultats d'évaluation si applicable.📄 Document ✦ Forge — Attestations PDF automatiques
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Un suivi post-formation à 3-6 mois est réaliséQuestionnaire de transfert des acquis envoyé aux apprenants et/ou à leurs managers.🔢 Indicateur ✦ Forge — Suivi post-formation LMS
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Les taux de satisfaction sont calculés et suivisTaux global, par formation, par formateur — et évolution dans le temps.🔢 Indicateur chiffré ✦ Forge — Reporting automatique
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Critère 5
Prise en compte des appréciations et des réclamations
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Une procédure de traitement des réclamations est formaliséeQui reçoit ? Sous quel délai ? Comment est-ce traité et tracé ? La procédure doit être écrite.⚙ Procédure écrite
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Les réclamations reçues sont enregistrées et suiviesUn registre (même simple) des réclamations avec date, objet, traitement et clôture.📄 Document
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Les résultats des évaluations sont analysés et servent à améliorer les formationsPreuve d'une analyse des retours (compte-rendu, note interne) et d'une action corrective suite à un retour négatif.📄 Document
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Critère 6
Sous-traitance et achats
Applicable si vous faites appel à des formateurs externes
Si vous n'utilisez que des formateurs salariés en interne, ce critère est simplifié. Si vous sous-traitez ou faites appel à des indépendants, chaque prestataire doit être évalué.
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Les formateurs externes sont sélectionnés selon des critères définisGrille de sélection ou processus documenté (CV, références, compétences pédagogiques).⚙ Procédure
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Les formateurs externes sont évalués après chaque prestationGrille d'évaluation interne, retours apprenants analysés, décision de renouvellement documentée.📄 Document
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Les contrats de sous-traitance intègrent les exigences QualiopiLe sous-traitant s'engage à respecter les indicateurs qualité (émargements, évaluations, etc.).📄 Contrat
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Critère 7
Amélioration continue
Le critère de maturité
C'est le critère qui distingue un OF qui "subit" Qualiopi d'un OF qui intègre la démarche qualité dans sa culture. L'auditeur cherche des preuves d'amélioration réelle, pas juste de conformité.
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Un processus d'amélioration continue est documentéPlan qualité annuel ou revue de direction avec objectifs d'amélioration chiffrés.📄 Document
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Le BPF annuel est produit et conformeBilan pédagogique et financier déclaré à la DREETS avant le 30 avril, données cohérentes avec la comptabilité.🔢 Indicateur réglementaire ✦ Forge — BPF automatique
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Les indicateurs clés sont suivis dans le tempsTaux de satisfaction, taux de complétion, taux d'atteinte des objectifs — avec comparaison N vs N-1.🔢 Indicateur ✦ Forge — Reporting & KPIs Qualiopi
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Bonus — Points qui font la différence en audit
Les 19 points qui séparent les OF "conformes" des OF "exemplaires"
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Un organigramme à jour est disponibleRôles, responsabilités, qui fait quoi dans l'OF.
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Le règlement intérieur stagiaire est formalisé et remisDroits et devoirs du stagiaire, règles de vie, procédure d'absence.
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Les conventions de formation sont signées avant le démarragePas après la session — avant. Date de signature visible sur le document.
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Un livret d'accueil stagiaire est produitInformations pratiques, contacts, planning, ressources disponibles.
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Les programmes détaillés sont disponibles par sessionPas juste "voir catalogue" — un programme signé par formateur ou OF.
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Les positionnements pré-formation sont tracésTest de niveau, auto-évaluation ou entretien documenté avant entrée en formation.
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La veille réglementaire et pédagogique est tracéeAbonnements, lectures, formations suivies par les formateurs — trace écrite.
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Un plan de développement des compétences des formateurs est tenuFormations suivies par vos formateurs, dates, durées, domaines.
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Les incidents et non-conformités sont enregistrésUn registre simple des problèmes survenus et des actions correctrices.
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Les partenariats financeurs sont formalisésConventions OPCO, accords CPF, procédures de facturation spécifiques.
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Les modalités d'évaluation correspondent aux objectifsAlignement pédagogique : l'évaluation mesure bien ce que la formation promet.
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La politique d'accessibilité handicap est publiéeRéférent handicap, démarche d'adaptation, moyens disponibles.
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Les données apprenants sont protégées (RGPD)Mention légale, durée de conservation, procédure de suppression sur demande.
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Un système de gestion documentaire est en placeVersion des documents, archivage, qui peut modifier quoi.
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Les certifications et habilitations des formateurs sont à jourCléA évaluateur, CQPM, titres professionnels — dates de validité vérifiées.
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Les avis apprenants sont collectés et rendus publicsSur le catalogue ou un tiers de confiance — pas seulement en interne.
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Un tableau de bord qualité est tenu à jourVue synthétique de vos indicateurs — consultable en 2 minutes.
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Les actions correctives des audits précédents sont soldéesSi ce n'est pas votre premier audit : les non-conformités précédentes ont été traitées et tracées.
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L'OF a réalisé un audit interne avant l'audit externeAuto-évaluation selon le référentiel — idéalement 3 mois avant la date d'audit.
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Votre score de préparation
Commencez à cocher les points pour voir votre niveau de préparation à l'audit Qualiopi.
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⬇ Télécharger le PDF gratuit (47 points)Par Forge · Institut Aliva · 18 ans d'expertise en ingénierie de formation
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